Zahlungsmittel

Nimmt Ihr Verein mehr als Bargeld entgegen – etwa TWINT oder Karte –, hinterlegen Sie die Zahlungsmittel einmal zentral und wählen pro Anlass aus, welche davon gelten.

Freiwillig Zahlungsmittel sind optional. Wer nur bar kassiert, legt schlicht keine an – dann bleibt beim Kassieren alles so, wie Sie es kennen.

Im Verein hinterlegen

Öffnen Sie Verwaltung → Zahlungsmittel und klicken Sie auf Neues Zahlungsmittel.
Erfassen Sie den Namen, wie ihn das Team beim Kassieren sehen soll – z. B. Bar, TWINT, Karte.
Die Reihenfolge ändern Sie mit den Pfeil-Schaltflächen (▲/▼). Sie bestimmt die Anzeige beim Kassieren – stellen Sie das häufigste Zahlungsmittel nach oben.

Aktiv / inaktiv

Wie bei Kategorien und Artikeln gibt es ein Aktiv-Kennzeichen. Ein inaktives Zahlungsmittel wird bei einem Anlass nicht mehr zur Auswahl angeboten. Anlässe, die es bereits nutzen, behalten es – es bleibt dort sichtbar und lässt sich abwählen.

Pro Anlass auswählen

Öffnen Sie den Anlass und dort die Kachel Zahlungsmittel.
Haken Sie an, was an diesem Anlass gilt, und klicken Sie auf Speichern.

Die Reihenfolge richtet sich immer nach dem Vereinsstamm; am Anlass wird nur ausgewählt. Keine Auswahl ist zulässig – dann wird beim Kassieren kein Zahlungsmittel erfasst.

Beim Kopieren eines Anlasses wird die Auswahl mitkopiert, wie Menükarte, Tische und Stationen.

Beim Kassieren

Was das Team beim Markieren als Bezahlt erlebt, hängt davon ab, wie viele Zahlungsmittel der Anlass anbietet:

keines – alles wie bisher, es wird nichts erfasst;
genau eines – es wird automatisch eingetragen, ohne Rückfrage;
mehrere – es erscheint eine Auswahl mit einer Schaltfläche je Zahlungsmittel. Ein Tipp bucht die Zahlung und schliesst die Auswahl.

Das gilt an beiden Stellen: auf der Karte in der Auslieferung und unter Offene Zahlungen (Details).

Wo das erfasste Zahlungsmittel erscheint

in der Bestellungen-Liste des Anlasses, unter dem Häkchen in der Spalte Bezahlt;
auf der Quittung per E-Mail («Der Betrag wurde bezahlt (TWINT).»);
im Datenexport als eigene Spalte im Blatt Bestellungen;
in der Auswertung als Diagramm (siehe unten).

Bestellungen ohne erfasstes Zahlungsmittel bleiben überall schlicht leer.

In der Auswertung

Die Auswertung eines Anlasses zeigt als drittes Diagramm den Umsatz pro Zahlungsmittel – die Grundlage für die Abrechnung am Ende des Abends: Was muss in der Kasse liegen, was ist auf dem Konto?

Ohne Angabe Bestellungen, die bezahlt wurden, ohne dass ein Zahlungsmittel erfasst war, erscheinen im Diagramm als «Ohne Angabe». Das betrifft vor allem Bestellungen aus der Zeit, bevor der Verein Zahlungsmittel angelegt hat.

Löschen – und warum es manchmal nicht geht

Ein Zahlungsmittel, das noch einem Anlass zugeordnet ist, lässt sich nicht löschen. Wählen Sie es zuerst bei den betroffenen Anlässen ab – oder setzen Sie es einfach auf inaktiv, dann verschwindet es aus der Auswahl neuer Anlässe.

Wurden damit bereits Bestellungen bezahlt, ist Löschen ebenfalls nicht möglich – sonst fehlte das Zahlungsmittel in der Auswertung. Setzen Sie es in diesem Fall auf inaktiv.