Anlässe

Ein Anlass ist eine Veranstaltung Ihres Vereins – vom Sommerfest bis zum Turnierwochenende. Alles Operative (Menükarte, Tische, Stationen, Bestellungen) hängt am Anlass.

Anlass anlegen

Öffnen Sie Verwaltung → Anlässe und klicken Sie auf Neuer Anlass.
Geben Sie den Namen und das Datum ein. Von ist der erste, Bis der letzte Tag – lassen Sie Bis leer, gilt der Anlass für einen Tag. Das Datum darf beliebig weit in der Zukunft liegen: Sie können das Sommerfest also schon im Winter vollständig vorbereiten. Einzige Regel: Bis darf nicht vor Von liegen.
Die Währung ist bereits mit der Währung des Vereins ausgefüllt. Ändern Sie sie nur, wenn dieser Anlass in einer anderen Währung abgerechnet wird. Siehe unten.
Speichern Sie – Sie landen auf der Detailseite des Anlasses.

Währung pro Anlass

Jeder Anlass hat seine eigene Währung. Beim Anlegen wird sie aus Verwaltung → Einstellungen übernommen; danach gehört sie zum Anlass. Stellt der Verein später auf eine andere Währung um, bleiben bestehende Anlässe unverändert – was ein vergangenes Fest gekostet hat, wird dadurch nicht nachträglich umbeschriftet. Die neue Währung gilt nur für Anlässe, die ab dann angelegt werden.

Die Währung eines einzelnen Anlasses ändern Sie jederzeit unter Bearbeiten. Sie gilt überall, wo dieser Anlass Beträge zeigt: Menükarte, Bestellseite der Gäste, Auslieferung, Bons, Live-Dashboard, Auswertung und Quittungen. Auf der Detailseite steht sie unter dem Datum.

Wichtig Die Währung ist nur eine Beschriftung – es wird nichts umgerechnet. Tragen Sie die Preise auf der Menükarte also direkt in der gewünschten Währung ein.

Keine Auslieferungskontrolle

Normalerweise wird eine Bestellung zweimal bestätigt: Die Station meldet sie Fertig, danach bestätigt das Servicepersonal die Abgabe mit Abgegeben. Holen Ihre Gäste die Bestellung aber selbst an der Theke ab, gibt es niemanden, der das abhakt – und die Bestellungen bleiben auf dem Board und in der Liste stehen.

Für solche Anlässe setzen Sie unter Bearbeiten das Häkchen Keine Auslieferungskontrolle. Damit ändert sich dreierlei:

Die Station schliesst eine Bestellung mit Fertig ab. In der Spalte Fertig bleiben die drei zuletzt abgeschlossenen Bestellungen stehen, damit ein Fehlgriff mit Zurück korrigiert werden kann; ältere verschwinden.
In der Ansicht Bestellungen des Servicepersonals fehlt der Abschnitt Auszuliefern. Neue Bestellung, Offene Bestellungen und Offene Zahlungen bleiben unverändert – kassiert wird also weiterhin wie sonst.
Der Gast sieht auf seiner Statusseite Fertig und keinen Auslieferungsstatus mehr.

Die Einstellung lässt sich jederzeit umstellen und wird beim Kopieren eines Anlasses übernommen.

Keine Stationskontrolle (nur Bon-Betrieb)

Die zweite Option geht einen Schritt weiter: An der Station wird gar nichts mehr quittiert – kein Übernehmen, kein Fertig, kein Zurück. Gedacht ist das für Anlässe, an denen ausschliesslich mit den gedruckten Bons gearbeitet wird.

Eine eingehende Bestellung wird wie bisher automatisch gedruckt und gilt im selben Moment als erledigt. Das Stationsboard zeigt nur noch eine Spalte Zuletzt gedruckt – zur Kontrolle, dass der Druck ausgelöst wurde.

Keine Auslieferungskontrolle wird dabei zwingend mitgesetzt und lässt sich nicht mehr einzeln abwählen: Wenn die Zubereitungsschritte wegfallen, gibt es auch keine Abgabe mehr zu bestätigen.

Das sollten Sie vorher wissen

Der Gast kann nicht mehr stornieren und sieht keinen Bearbeitungsstand.
Ohne angeschlossenen Bondrucker geht die Bestellung verloren – es gibt keine Liste, die sie auffängt.
Kassiert wird weiterhin über Offene Zahlungen.

Umstellen während des Betriebs Sie dürfen das Häkchen auch mitten im Anlass setzen. Bestellungen, die in diesem Moment fertig sind und auf die Abgabe warten, werden dabei automatisch abgeschlossen – sonst blieben sie liegen, weil die Liste Auszuliefern ja gerade verschwindet. Bestellungen, die noch in Zubereitung sind, laufen normal weiter und gelten als erledigt, sobald die Station sie fertig meldet. Das Häkchen wieder zu entfernen ist ebenfalls jederzeit möglich. Beim Einschalten von Keine Stationskontrolle werden zusätzlich auch Bestellungen abgeschlossen, die noch in Zubereitung sind – sonst bliebe für sie niemand übrig, der sie weiterschalten könnte.

Der Status: In Planung, offen, geschlossen

Status	Bedeutung
In Planung	Der Anlass wird vorbereitet. Gäste können noch nicht bestellen.
offen – Bestellungen möglich	Die Tisch-QR-Codes funktionieren, Gäste können bestellen.
geschlossen	Der Anlass ist beendet, Bestellungen sind nicht mehr möglich. Die Daten bleiben für die Auswertung erhalten.

Den Status wechseln Sie oben auf der Detailseite mit Öffnen bzw. Schliessen.

Wichtig Bestellen ist ausschliesslich bei geöffnetem Anlass möglich. Vergessen Sie am Veranstaltungstag nicht, den Anlass zu öffnen – und danach wieder zu schliessen.

Die Anlass-Detailseite

Die Detailseite ist die Schaltzentrale des Anlasses mit Kacheln zu allen Bereichen:

Menükarte – Artikel, Preise und Mengen für diesen Anlass (Details)
Tische – Tische erfassen und QR-Codes drucken (Details)
Stationen – Tablet-Arbeitsplätze und ihre Kategorien (Details)
Zahlungsmittel – welche Zahlungsmittel an diesem Anlass gelten (Details)
Bestellungen – alle Bestellungen ansehen und bei Bedarf stornieren (Details)
Live-Dashboard – Kennzahlen in Echtzeit während des Anlasses
Auswertung – Umsatz und Verkäufe nach dem Anlass

Darunter finden Sie die Karte Auslieferungs-Zugang – den Login-freien Zugang für das Servicepersonal (Details).

Anlass kopieren

Mit Kopieren übernehmen Sie einen bestehenden Anlass als Vorlage: Menükarte, Tische, Stationen und die gewählten Zahlungsmittel werden mitkopiert, Bestellungen nicht. Ideal für wiederkehrende Veranstaltungen – Sie passen nur noch Name und Datum an.

Mengen: die geplante, nicht die übrig gebliebene Die Kopie startet mit der Menge, mit der die Vorlage angetreten ist – nicht mit dem Rest, der am Schluss noch da war. Waren 50 Bier eingeplant und 12 verkauft, steht in der Kopie wieder 50. Haben Sie während des Anlasses nachbestellt und die Menge erhöht, zählt dieser korrigierte Wert. Stornierte Bestellungen verändern nichts, da deren Menge ohnehin zurückfliesst.

Anlass löschen

Löschen auf der Detailseite entfernt den Anlass unwiderruflich samt allen Bestellungen, Tischen, Stationen und Menü-Einträgen. Das vereinsweite Sortiment (Kategorien und Artikel) bleibt unberührt.

Nicht rückgängig zu machen Gelöschte Anlässe und ihre Bestelldaten können nicht wiederhergestellt werden. Erstellen Sie die Auswertung, bevor Sie einen Anlass löschen.